本社移転で何が変わったか——現場・顧客・工務店、三者をつなぐデジタル拠点の実践
2019年4月1日、当社は本社機能を東京都港区から品川区の新オフィスへ移転しました。この移転は単なる住所変更ではなく、現場の大工さんや設計士、そして住まい手との情報連携を根本から変えるための拠点改革です。旧オフィスは築25年のビルで、配線の容量不足や空調の個別制御ができず、クラウド時代の業務には限界がありました。新本社では、設計段階から「住まいのデジタルツインを体感できる場」をコンセプトに掲げ、1階には実際のスマートホームショールームを併設。来社するお客様が、完成後の暮らしを実物で試せる仕組みを取り入れました。
なぜ4月1日という日程を選んだのか
多くの企業が年度変わりに合わせて移転を行いますが、当社は新年度のスタートと同時に、全社員が新しい業務フローを体験できるよう4月1日をあえて選びました。移転当日は従来の書類管理を一切持ち込まず、すべての図面・見積もり・契約書をクラウドストレージに移行。紙の引き継ぎはゼロとし、社員には前日までにクラウド上のフォルダ構成を徹底教育しました。結果、移転初日から営業・施工管理・アフターサービスのデータが連携し、問い合わせ対応が従来比で約40%迅速化しました。
新オフィスに導入したデジタル基盤の3本柱
本社移転に合わせて刷新したシステムは、以下の3つに集約されます。
- 現場連携プラットフォーム「Sumai-Link」：工事進捗を写真付きで報告するアプリ。棟梁がスマホで撮影した画像が即座に本社の大型スクリーンに映し出され、設計変更が必要な箇所はその場で指摘できます。
- 住まい手向けポータル「MyHome+」：引き渡し後もエアコンや給湯器の運転状況を確認でき、故障予兆をAIが検知すると自動でメールが届くサービス。新本社ではこのポータルの開発チームが住まい手と直接意見交換できるカウンターを設置しました。
- 社内業務の完全ペーパーレス化：各デスクにはモニターとタブレットのみ。打ち合わせでは全員が同じ画面を共有し、修正指示はデジタルマーカーで直接図面に書き込める。
施工現場とのリアルタイム連携が生んだ変化
移転前は、現場からの報告はFAXか電話が主でした。図面の修正を伝えるにも、本社の設計課がCADを修正してからFAXで送り直すまで半日かかることも珍しくありませんでした。新本社では各現場にタブレットを配布し、Sumai-Linkを通じて常に最新図面を共有。棟梁が気づいた不具合を写真付きで送ると、本社の構造設計士がその場で画面にマーキングし、修正指示を返せます。3月の試験運用では、この仕組みにより手戻り工事が月間7件から1件に減少しました。
顧客体験への具体的な効果
新本社1階のスマートホームショールームは、来社されたお客様が実際に住みながら操作性を試せる場です。例えば、玄関のスマートロック、リビングの電気錠・カーテンの連動、浴室のミストサウナの予約操作などを、その場でスマホアプリから操作して体感できます。これにより、完成後の「思っていたのと違う」というギャップを大幅に減らせました。また、ショールームの各機器は実際に当社が施工する物件と同じ機種を設置しているため、引渡し後のサポートもスムーズです。移転後1か月のアンケートでは、ショールーム来場者の約9割が「契約前に実際の操作感を確かめられて良かった」と回答しています。
小規模工務店との連携強化も狙いの一つ
当社の取引先には従業員10名以下の工務店が多く、彼らが本社に足を運ぶ負担を減らすことも移転の目的でした。新本社は品川駅から徒歩3分。旧オフィスより駅近になったことで、打ち合わせの際の移動時間が片道平均15分短縮しました。さらに、2階には工務店専用のサポートデスクを設置し、見積もりソフトの使い方や申請書類の作成を、専任スタッフが対面でサポート。特にクラウド型の在庫管理システムの導入支援には好評で、初月だけで13社が新たにシステムを導入しました。
移転にかかったコストと投資回収の見通し
本社移転およびシステム刷新の総投資額は約1億2000万円。内訳は内装工事が5000万円、IT基盤（サーバー更新・ネットワーク増強・クラウドライセンス）が4000万円、ショールーム設備が3000万円です。これに対し、紙代・郵送費・データ入力外注費などの削減効果が年間約1800万円見込まれるほか、手戻り工事の削減や営業効率向上による受注増で、3年以内の投資回収を計画しています。実際に移転後半年のデータでは、紙関連コストが前年同期比で68%減少し、当初の試算を上回るペースで推移しています。
具体的な業務改善の一例を挙げると、引き渡し後のアフターサービス依頼の対応時間です。旧システムでは、住まい手からの電話を受けた営業担当が紙の作業伝票に記入し、それを現場担当者にFAXしてから部品手配という流れで、平均対応時間は約2時間20分でした。新システムでは、住まい手がMyHome+ポータルから不具合の写真を添付して送信すると、自動で担当者のスマホに通知が飛び、部品在庫をリアルタイムで確認して手配まで行える。この結果、平均対応時間は1時間50分に短縮。さらに、同じ型の不具合が複数発生した場合には、AIが原因を分析して設計部門にフィードバックする仕組みも稼働し始めています。
